Registrera transaktioner

Under Admin › Registrera transaktion(er) bokför du manuella transaktioner på medlemmarnas konton: inbetalningar, avgifter, rättelser. En transaktion kan gälla en medlem eller flera på en gång.

En medlem

1. Välj Datum. Datumet får inte ligga i framtiden, och inte före organisationens spärrdatum för transaktioner (systeminställningarna, fliken Ekonomi).
2. Välj Medlem.
3. Skriv beloppet i Debet (minskar medlemmens saldo, röd) eller Kredit (ökar saldot, grön). Du behöver inte längre skriva minustecken själv.
4. Skriv en Kommentar, högst 60 tecken. Den syns i medlemmens transaktionslista och i mejlet.
5. Använder organisationen kontering väljer du också konto, kostnadsställe och projekt, och kan ange ett eget verifikationsnummer i VerNr. Väljer du ett konto måste både debet- och kreditkonto anges; har organisationen ett standardkonto för medlemssaldo är den sidan låst och du väljer bara motkontot.
6. Klicka på Nästa. Du får bekräfta transaktionen och ser Beräknat saldo efter genomförd transaktion. Klicka på Slutför registreringen.

Medlemmen får ett mejl om transaktionen. Har organisationen OCR-inbetalningar och OCR-texten i mejl påslagna står medlemmens referensnummer längst ner i mejlet. Transaktionen skrivs också i organisationens logg.

Med kontering påslagen stoppas en identisk transaktion, samma medlem, datum, belopp, kommentar och konton inom fyra timmar, med en varning, så att en dubbelklickning inte bokför två gånger.

Flera medlemmar samtidigt

Bocka för Välj fler medlemmar för transaktionen och fyll i resten av fälten som vanligt. På nästa sida, Välj medlemmar, kan du välja hela typer av medlemskap eller användargrupper under Välj medlemskap och/eller grupp, och dessutom bocka för enskilda medlemmar; dolda medlemmar hoppas över när du väljer typ eller grupp. Ingen är vald från början. När du sparar bokförs transaktionen direkt på alla valda, utan ett extra bekräftelsesteg, och varje medlem får sitt mejl.

Ångra en transaktion

En felaktig transaktion tas inte bort utan reverseras: öppna medlemmens transaktionslista, välj Ta bort på transaktionen och ange en kommentar. Det bokför samma belopp åt andra hållet, kopplat till originalet, med dagens datum eller originalets datum. Spärrdatumet gäller även här, inget mejl skickas, och en transaktion som redan reverserats, eller själv är en reversering, kan inte reverseras igen. Originalet finns kvar, så historiken är hel.

Knapparna på sidan

• Sök/kontrollera OCR: slå upp vem ett OCR-nummer tillhör.
• Årsavgifter: registrera och debitera årsavgifter, se Årsavgifter.

Tips: Många inbetalningar kommer bäst in via bankfiler eller den automatiska bankkopplingen i stället för en och en, se Inbetalningar.