Årsavgifter

Årsavgiften bestäms av medlemmens typ av medlemskap, med en eventuell individuell korrigering på medlemskortet. Hur du tar in avgifterna beror på om organisationen använder OCR-inbetalningar eller inte.

Var sidan finns

Knappen Årsavgifter finns i medlemsregistret, på sidan Registrera transaktion(er) och på medlemskortet, och sidan nås också från Analysverktyg, Ekonomi. Sidan visar vem som betalat årsavgiften ett visst år och med vilket belopp. Välj år i listan; visar du ett annat år än det innevarande får du en varning om det.

Innan någon debitering görs måste typerna av medlemskap och deras avgifter vara rätt: Admin › Systeminställningar, fliken Behörighet/medlemskap.

Metod 1: med OCR-inbetalningar

1. Skicka ut avgiftsmeddelandet: Admin › Analysverktyg, Ekonomi, Meddelande om årsavgift (OCR). Välj bankgiro eller plusgiro och kontonummer, skriv eventuell extra text och markera medlemmarna. Medlemmar utan giltig mejladress kan inte markeras, och medlemmar som redan betalat årets avgift är överstrukna. Klicka på Skicka e-post. Varje medlem får sitt eget OCR-nummer för årsavgiften (det börjar på 999) och beloppet för sitt medlemskap. Det finns också en påminnelseversion, Påminnelse om årsavgift (OCR).
2. När medlemmarna betalar läses inbetalningarna in, antingen automatiskt via bankkopplingen eller genom att du importerar bankfilen, se Inbetalningar. En inbetalning med årsavgiftens OCR-nummer och rätt belopp bokförs som inbetalning, årsavgiften markeras som betald och en automatisk debitering av avgiften bokförs. Saldot påverkas alltså inte, men båda raderna syns i transaktionslistan.
3. Betalar en medlem fel belopp, eller har avgiften redan registrerats, bokförs inbetalningen som en vanlig inbetalning med en varning, och du markerar årsavgiften manuellt.

Avgifter som läses in i november och december räknas som nästa års avgift: vid filimport räknas importmånaden, i bankkopplingen datumet på bankens besked.

Metod 2: utan OCR

1. Klicka på Debitera årsavgifter. Läs varningen: funktionen debiterar alla medlemskonton med respektive avgift. Listan visar namn, medlemsnummer, typ av medlemskap, individuell korrigering och belopp. Dolda medlemmar är inte med. Transaktionsdatumet är alltid dagens datum; året väljer du.
2. Skriv ordet som efterfrågas för att bekräfta och klicka på Ja, debitera enligt ovan. En utskrivbar transaktionsrapport visas och en rad skrivs i loggen. Inget mejl går till medlemmarna.
3. När inbetalningarna kommer markerar du var och en som betald under Manuell registrering (nedan). Be gärna medlemmarna att betala årsavgiften som en egen, tydligt märkt inbetalning.

Som skydd mot dubbeldebitering kan en ny debitering inte göras inom 24 timmar efter den förra. Ligger organisationens spärrdatum för transaktioner i framtiden kan inga avgifter debiteras förrän det passerats.

En medlem som slutar genom att inte betala nollar du med en manuell transaktion innan medlemskapet avslutas.

Manuell registrering

Manuell registrering markerar en årsavgift som betald eller tar bort markeringen, utan att bokföra pengar. Välj Medlem, år, Registrera eller Avregistrera, Inbetalningsdatum och Belopp. En avgift som redan är registrerad kan inte registreras igen, men den kan avregistreras; inbetalningsdatumet får inte ligga före spärrdatumet för transaktioner. Använd den för specialfall, till exempel halvårsavgift för en ny medlem.

Spärr vid obetald avgift

Organisationen kan låsa bokningskalendern, och även inloggningen, för medlemmar som inte betalat från och med en vald månad. Inställningen finns i systeminställningarna, fliken Bokningskalendern. En bokning stoppas också när eleven eller instruktören på den inte betalat. Administratörer berörs inte; bokar en administratör åt en obetald medlem visas bara en varning.

Betala via Swish

Där Swish är aktiverat kan medlemmen betala årsavgiften direkt från sitt konto i myWebLog. Avgiften registreras då som betald och debiteringen bokförs automatiskt.