Kontering och SIE-export

myWebLog är inget bokföringsprogram, men det kan kontera transaktionerna, loggade flygningar, inbetalningar och årsavgifter, och exportera dem som en SIE-fil till ert bokföringsprogram.

Slå på kontering

Gå till Admin › Systeminställningar, fliken Ekonomi, och bocka för Använd kontering. På samma flik finns sedan allt som styr konteringen:

• Kontoplan: knappen öppnar sidan där du lägger upp konton, Kostnadsställen och Projekt. Kontonumret (max 16 tecken) kan inte ändras när kontot är sparat. Per konto väljer du om kostnadsställe och projekt ska följa med. Ett konto, kostnadsställe eller projekt som används i standardvärdena, på ett objekt, en typ av flygning, en typ av medlemskap eller en priskorrigering kan inte tas bort; sidan visar var det används.
• Standardkonto för medlemssaldo.
• Standardvärden för loggade flygningar: Debet, Kredit, Kostnadsställe och Projekt.
• Standardvärden för kortbetalningar via Nets (som också används för Swish), kortavgiften, kortterminal och SMS.
• Öresavrundning: kontot för avrundningen.
• Transaktionsdatum för loggade och raderade flygningar: Registreringens datum eller Flygningens datum.
• Avrunda till hela kronor, och Räkenskapsår.
• BG/PG-kopplingar: ett eller flera bankgiro- eller plusgironummer, var och en med sin kontering för vanliga inbetalningar och för årsavgifter.

Så konteras en flygning

När en flygning loggas läser myWebLog inställningarna i tur och ordning: organisationens standardvärden, sedan objektets egna inställningar (under Verktyg › Bokningsobjekt, redigera objektet), sedan typen av flygning (Typer av flygning i systeminställningarna). Varje steg kan lämnas på Standard för att ärva från steget före. Valet Inget på kostnadsställe eller projekt tar bort fältet trots inställningarna ovanför.

Varje priskorrigering kan ha ett eget konto, kostnadsställe och projekt. Grunddelen av en flygning kan alltså bokföras på ett sätt och rabatten på ett annat. Se Priskorrigeringar och periodiseringar.

Inbetalningar och årsavgifter

Inbetalningar med OCR konteras per bankgiro- eller plusgironummer under BG/PG-kopplingar. Årsavgifterna har två perioder: 1 januari till 31 oktober, och 1 november till 31 december. Avgifter som betalas in i november och december räknas som nästa års avgift och kan därför bokföras på ett annat konto. Konteringen av årsavgifter kan dessutom anges per typ av medlemskap.

Rätta en kontering i efterhand

Konteringen på en befintlig transaktion ändras under Admin › Analysverktyg, Ekonomi, Transaktioner. Där finns också fältet VerNr för organisationens eget verifikationsnummer. Ändringarna skrivs i organisationens logg.

Exportera en SIE-fil

Gå till Admin › Analysverktyg, Ekonomi, Exportera SIE. Välj:

• Format: SIE 4 (en textfil .si) eller SIE 5 (XML, .sie). SIE 4 är det format de flesta bokföringsprogram tar emot.
• Period. Förvalt är föregående kalendermånad.
• Verifikationsserie, frivilligt, en bokstav eller siffra.
• Bokföringsdatum för summeringen. Ett datum i framtiden byts mot dagens.
• Inkludera kontolista.

Klicka på Förhandsgranska. Förhandsgranskningen visar båda varianterna, en summering och transaktionerna var för sig, och varnar för det som behöver rättas innan exporten:

• transaktioner som saknar debet eller kredit (de tas inte med i filen),
• en verifikation som inte balanserar,
• egna verifikationsnummer som används mer än en gång,
• en period som sträcker sig över två räkenskapsår (i transaktionsfilen),
• för SIE 5: saknat organisationsnummer.

Välj sedan Exportera summering (en verifikation per period, summerad per konto, kostnadsställe och projekt, daterad med bokföringsdatumet) eller Exportera transaktioner (en verifikation per transaktion). Kostnadsställe exporteras som dimension 1 och projekt som dimension 6, men bara på konton där du bockat för att de ska följa med. Ett eget verifikationsnummer som består av bara siffror och är unikt i filen blir verifikationens nummer; annars läggs det i verifikationstexten.

Exporten kan göras hur många gånger som helst. SIE 4-filen är kodad enligt SIE-standarden (PC8), så svenska tecken ser konstiga ut om du öppnar den i en vanlig textredigerare. Det är normalt; bokföringsprogrammet läser den rätt.

Tips: Gör det till en vana att alltid förhandsgranska och gå igenom varningarna innan du exporterar. En okonterad transaktion försvinner tyst ur filen.