Inbetalningar

Medlemmarnas inbetalningar kommer in i myWebLog på fyra sätt: automatiskt via bankkopplingen, genom import av en bankfil, genom att medlemmen betalar med kort eller Swish, eller manuellt. Nyckeln till det automatiska är OCR-numret.

OCR- och referensnummer

Varje medlem har ett eget OCR-nummer, uppbyggt så att det inte kan förväxlas med någon annan. Medlemmen har ett nummer för vanliga inbetalningar och ett för årsavgiften (det börjar på 999), och ser dem under Profil › Inställningar när organisationen valt att visa dem. Med OCR-funktionen påslagen uppmanas medlemmarna att alltid ange sitt nummer när de betalar.

Vem ett nummer tillhör slår du upp under Verktyg › Sök › Sök/kontrollera OCR (för administratörer och ekonomiansvariga): skriv OCR-nummer och du får namn, medlemsnummer, typ (Normala inbetalningar eller Årsavgifter) och en knapp till medlemskortet. En lista över alla medlemmars nummer finns som CSV under Admin › Analysverktyg, Medlemsregister, OCR-lista.

Automatisk bankkoppling

Med en koppling mot banken hämtar myWebLog betalningsbeskeden (camt.054) självt. Inbetalningarna bokförs på rätt medlem, årsavgifter registreras, och organisationens ekonomiansvariga får en rapport med mejl. Ett helt besked som inte kan kopplas till organisationen lämnas obokfört och kan importeras för hand. En enskild inbetalning i ett bearbetat besked som inte kan matchas mot en medlem står som fel i rapporten och bokförs manuellt under Registrera transaktion(er); filen kan inte läsas in igen.

Kopplingen aktiveras under Admin › Integrationer, där banken väljs och instruktionerna följs. Rapporterna över inlästa filer finns under Admin › Analysverktyg, Inläsningsrapporter, med antal inbetalningar, varningar och fel per period.

Importera en bankfil

Admin › Import från BG/PG/CSV tar emot filerna i tre steg.

1. Ladda upp fil: släpp filen i rutan. Formatet känns igen automatiskt. Filformat som stöds: camt.054 (ISO 20022), BGMAX, Bankgirot, PlusGirot (även Total-IN), OCR giro (Norge) och myWebLogs egen CSV. För bank- och girofiler måste kontonumret i filen finnas bland organisationens BG/PG-kopplingar i systeminställningarna och antal och summa i filen stämma; myWebLogs CSV måste i stället bära organisationens ID.
2. Godkänn transaktioner: listan visar varje inbetalning med status. Ogiltiga rader får en orsak: Ogiltig referens (numret matchar ingen medlem eller är felaktigt), Transaktionen redan bokförd, datum före spärrdatumet, eller en dold medlem. Årsavgifter kan få varningarna Förväntad årsavgift (fel belopp) och Årsavgiften redan registrerad; de bokförs då som vanliga inbetalningar och du rättar för hand. Finns varningar måste du bocka för Jag har läst och förstått ovanstående varningar innan knappen Bokför giltiga transaktioner fungerar.
3. Transaktionsrapport: utskrivbar. En giltig årsavgift ger tre saker: inbetalningen, den automatiska debiteringen och markeringen som betald.

Samma rad kan inte importeras två gånger: varje transaktion jämförs med tidigare bokförda på samma medlem och datum, och en camt.054-fil som redan lästs in stoppas helt. Skyddet gäller inte manuella inbetalningar eller samma betalning i två olika filformat.

Utan OCR-funktionen påslagen kan bankfiler inte bokföras; myWebLogs CSV går fortfarande.

myWebLogs CSV-fil

En semikolonseparerad fil för att bokföra många transaktioner på en gång, till exempel från ett bokföringsprogram. Första fältet på varje rad är radtypen:

01;MWL;1.2
02;20260316;37
15;4;-1519.50
20;20260315;0123456;-1200;ÅRSAVGIFT 2026
20;20260315;0123456;650;INBET BG

• 01: alltid MWL och filens version.
• 02: datum då filen skapades (ÅÅÅÅMMDD) och organisationens ID.
• 15: antal transaktioner och totalsumma.
• 20: en rad per transaktion: datum, medlemmens OCR-nummer, belopp (plus eller minus) och kommentar (max 254 tecken). Använder ni kontering kan raden ha fyra fält till: debetkonto, kreditkonto, kostnadsställe och projekt.

Skapar du filen i Excel: spara som semikolonseparerad och ange OCR-kolumnen som text, annars tappar Excel inledande nollor.

Medlemmen betalar själv

Under Mitt konto kan medlemmen sätta in pengar med Swish, med kort via Betala online via Nexi/Nets Easy, eller få bankgiro- och plusgirouppgifterna med sitt OCR-nummer. Swish och kort bokförs direkt. Vilka sätt som erbjuds beror på vad organisationen aktiverat under Admin › Integrationer. Rapporter för Swish och kort finns under Analysverktyg, Ekonomi, när de är aktiva.

Manuellt

Enstaka inbetalningar bokför du under Admin › Registrera transaktion(er), se Registrera transaktioner.