IRS, Integrerat Rapporteringssystem

IRS är organisationens system för avvikelse- och händelserapporter. Alla kan skriva en rapport, även anonymt. Kvalitetsansvarig tar emot, tilldelar åtgärd, godkänner och följer upp, och allt sparas med status och tidslinje.

Rollerna

• Kvalitetsansvarig (QM): tar emot alla rapporter och driver flödet. Utses under Admin › Systeminställningar, fliken Allmänt.
• Kategoriansvarig (CM): en per rapportkategori, får rapporterna i sin kategori för åtgärd.
• Behörig IRS: medlemmar med extra behörighet att läsa alla rapporter, utan att se vem som skrev dem.
• Rapportören: vem som helst i organisationen.

Bara QM och den som tilldelats rapporten ser vem som skrev den.

Komma igång

1. Ange Kvalitetsansvarig under Systeminställningar, fliken Allmänt.
2. På fliken IRS: Kategorier, lägg till era kategorier och ge varje en kategoriansvarig. En kategori utan ansvarig är markerad Används ej och går inte att välja. Kategorin Övrigt är fast.
3. Välj om QM och den som tilldelas ska få SMS, vilket kräver SMS-saldo.
4. Bocka för Använd IRS. Menyvalet Verktyg › IRS - Integrerat Rapporteringssystem blir nu aktivt.

Skriva en rapport

Verktyg › IRS › ny rapport. Välj rapporttyp och kategori, beskriv händelsen och ange om du vill ha återkoppling. En rapport kan skrivas anonymt: då visas inget namn för någon, datumet visas bara med år och månad, och ingen återkoppling kan ges; du kan ändå själv följa rapporten. Markera om du också skickat en rapport till luftfartsmyndigheten. Rapporten får ett nummer, år och löpnummer, som du följer ärendet med. QM och behöriga IRS kan registrera rapporter åt andra, till exempel från en pappersblankett.

Flödet

1. QM tar emot rapporten.
2. QM tilldelar den till kategoriansvarig eller någon annan.
3. Den tilldelade bekräftar tilldelningen och registrerar utförd åtgärd; QM får ett mejl.
4. QM godkänner åtgärden, eventuellt med ett datum för uppföljning, eller returnerar den för ny åtgärd.
5. QM följer upp och stänger rapporten. Godkännande utan uppföljning stänger direkt.

Den som har rätt att utföra nästa steg väljer det i listan över rapportsteg; varje steg bekräftas med ditt lösenord. Alla inblandade kan Lägg till kommentar på en aktiv rapport. Planering och diskussion sker utanför IRS; här registreras bara det som gjorts.

Statusen visas med ikoner i översikten: ny och obekräftad, bekräftad, tilldelad, åtgärdad, godkänd, stängd, och en pil när du själv förväntas göra något. QM och CM kan skriva ut en rapport som PDF när den tagits emot.

Mejl och påminnelser

QM och kategoriansvarig får mejl vid ny rapport; den tilldelade vid tilldelning, returnerad åtgärd och nya kommentarer; rapportören vid kommentarer och när rapporten stängs, om återkoppling begärts. Varje måndag påminns QM om rapporter från de senaste tolv månaderna som inte bekräftats på sju dagar, åtgärder som är försenade, godkännanden som väntat sju dagar och passerade uppföljningsdatum, och de tilldelade om sina försenade åtgärder.